La permanence téléphonique constitue un des services habituellement gérés par le secrétariat d’entreprise. Elle est souvent incluse dans les prestations d’une structure spécialisée. Elle permet l’externalisation de la gestion des appels entrants afin de communiquer des informations pertinentes aux appelants. Puisqu’elle fait partie du domaine du secrétariat téléphonique, elle peut répondre aux besoins de nombreux professionnels de tous les secteurs : entreprises, artisans, professionnels libéraux…
Les fondements de la permanence téléphonique
Certes, l’univers du digital a révolutionné le secteur entrepreneurial. La plupart des services ont été dématérialisés. Par ailleurs, la gestion de la relation avec les clients doit être mise au point. En plus de l’usage de nombreux canaux innovants, le téléphonique reste un moyen de communication efficace. Bon nombre des clients et consommateurs en tout genre l’utilisent afin de se renseigner rapidement auprès de leur marque préférée. Il en est de même pour les prospects. De ce fait, les entreprises optent pour la mise en place d’une permanence téléphonique. Ce service est parfaitement efficace pour une meilleure organisation.
Souvent, les structures n’ont pas les moyens humains et matériels pour sa mise en place. Elles sont nombreuses à opter pour son externalisation. Il s’agit d’un moyen permettant de fluidifier la communication avec la clientèle et les futurs clients. Chaque appel doit être traité d’une manière optimale. Les sociétés ne peuvent pas se permettre de perdre les appels qui pourraient présenter une opportunité.
En traitant les appels au nom de l’entreprise cliente, la société spécialisée en secrétariat téléphonique gère les appels. Elle véhiculera une bonne image des donneurs d’ordres. Elle est souvent constituée d’experts qui sauront répondre rapidement et efficacement à chaque appelant. Ils les conseilleront, les orienteront en fonction de leurs besoins.
Pour faire simple, l’entreprise cliente sera joignable à tout moment. En fonction des besoins de celle-ci, l’équipe de télésecrétaires pourra recevoir les appels, les transférer, prendre les rendez-vous, gérer les agendas, renseigner les appelants…
Les principaux intérêts à se tourner vers une permanence téléphonique
Une structure doit pouvoir répondre de manière continue à tous les appels : prospects ou clients fidèles. En plus de la disponibilité, un service de secrétariat téléphonique procure plus d’avantages qu’il n’y paraît.
Généralement, une permanence téléphonique est un moyen simple permettant de mettre en avant l’humain au cœur de la relation client. Les appelants sont en confiance lorsqu’ils entendent une personne humaine de l’autre côté de l’appareil. Ils seront libres de communiquer leur requête et leurs doutes. De leur côté, les téléopérateurs doivent être à leur entière écoute pour pouvoir les aider de façon optimale.
La permanence téléphonique est bien accessible pour les e-commerçants, les professions libérales, les artisans, les avocats, les TPE, les groupes internationaux, les médecins… Elle peut être activée tous les jours à des heures bien définies ou hors des horaires d’ouverture des bureaux.
Un service de permanence téléphonique est souvent externalisé. La plupart des structures européennes se tournent en général vers d’autres pays pour trouver une société spécialisée dans ce service de secrétariat téléphonique. Elles sont nombreuses en Afrique et dans l’océan Indien. Les tarifs y sont considérablement bas. En plus de cela, les prix sont fixés en fonction des appels traités. Ce qui permet aux donneurs d’ordres d’avoir un contrôle clair des dépenses pour ce type de service chaque mois. Ils n’auront pas non plus à recruter du personnel supplémentaire pour l’accueil téléphonique.
Ces différents points démontrent clairement l’importance d’une permanence téléphonique. Elle permet de soigner la relation client en gagnant la confiance des appelants. Mais il s’agit également d’un service pouvant être personnalisé à la hauteur des attentes de toutes les entreprises de tous les secteurs d’activité. Ces dernières bénéficient de prestations de qualité.
