Peu importe le secteur d’activité d’une entreprise, les tâches à gérer sont multiples. Les équipes en interne sont déjà débordées au quotidien par leur cœur de métier. Elles n’ont pas le temps d’assurer la gestion d’autres tâches annexes comme la permanence téléphonique. Pour y remédier, les dirigeants optent souvent pour son externalisation. Cette solution stratégique est avantageuse sur plusieurs angles. Quelles sont les bonnes raisons d’externaliser la permanence téléphonique ?
Bénéficier d’un gain de temps conséquent
Au cours des journées de travail, chaque employé d’une entreprise est souvent absorbé par la réalisation de son activité. Par conséquent, la bonne gestion des appels entrants peut s’avérer problématique si certains des collaborateurs s’en chargent sur leur horaire de travail. Voilà pourquoi le choix de l’externalisation de la permanence téléphonique permettra aux équipes internes de l’entreprise de gagner du temps sur leur activité. Cette mission est alors prise en charge par un prestataire constitué de personnes formées dans le domaine.
De leur côté, les collaborateurs de l’entreprise cliente pourront se focaliser sur leur métier sans être dérangés par les appels incessants. Le bruit de la sonnerie du téléphone est souvent une source de stress permanente pour les employés d’une entreprise. Il est donc intéressant de confier ce travail à une société spécialisée externe afin de permettre aux employés de l’entreprise de travailler en toute sérénité dans un environnement calme.
L’externalisation de la permanence téléphonique est généralement adaptée aux besoins des professionnels; peu importe leurs domaines d’activité (médical, juridique, etc.). Il en est de même pour la taille de la structure qui pourrait en bénéficier : profession libérale, artisan, grande entreprise, TPE, PME…
Soigner l’image de l’entreprise
La gestion des appels entrants d’une entreprise est un travail fastidieux qui demande une très bonne organisation et une très grande disponibilité. Sachant que les appels constituent un moyen d’optimiser la relation client; il convient de bien soigner l’accueil téléphonique afin d’améliorer l’image de l’entreprise.
Le fait de recourir à un prestataire en permanence téléphonique permet justement de tirer des avantages intéressants. Déjà, il dispose d’agents compétents, expérimentés et réactifs. En tenant compte des principales règles liées à l’accueil téléphonique, chaque appel sera traité dans les normes.
Et même dans certains cas, le prestataire pourra prendre les messages des clients ou encore des fournisseurs afin de les transmettre aux responsables ou aux dirigeants. Par ailleurs, l’entreprise peut également être joignable à tout moment grâce à la disponibilité des ressources du prestataire. Les clients, les prospects ou les fournisseurs; seront ainsi en confiance. Le fait de pouvoir assurer une permanence téléphonique continue reste un point positif qui améliore l’image de marque de la société cliente.
Réduire les dépenses de l’entreprise
L’externalisation de la permanence téléphonique réduit clairement le budget de fonctionnement de l’entreprise. Elle permet de faire des économies relativement conséquentes. En effet, l’entreprise cliente n’aura plus besoin de passer notamment par la case recrutement. L’arrivée de nouveaux employés peut occasionner des dépenses considérables et certainement pas non négligeables.
C’est en l’occurrence le cas des charges salariales, des charges sociales, l’achat d’équipements pour la réception d’appels, etc. Sans oublier entre autres les coûts administratifs, la réparation de matériels en cas de défaillance; la location voire la construction d’un local dédié… Il faut dire que la mise en place d’une équipe spécialisée en interne peut s’avérer onéreuse.
C’est d’ailleurs pour ces raisons que les sociétés optent pour l’offshoring. La société prestataire s’occupe déjà de tout. Encore, ses prestations peuvent être plus qu’abordables en vue des dépenses à considérer préalablement citées pour une permanence téléphonique en interne. En sus, les tarifs sont souvent ajustés en fonction du volume d’appels à prendre au quotidien et la durée de la collaboration. Les prestataires sont souvent flexibles en ce qui concerne les coûts.
Bénéficier éventuellement d’espaces supplémentaires dans les locaux de l’entreprise
Il est parfois nécessaire de passer par la location d’un local lors de la mise en place d’une équipe de professionnels en interne. À moins de faire construire une annexe ou éventuellement aménager une pièce; ou un espace dédié dans l’entreprise. Il en est de même pour les accessoires divers ou sinon devoir les acheter.
Or, il est possible de remédier à ces contraintes en se tournant vers l’externalisation de la permanence téléphonique comme évoquée plus haut. Le personnel censé être chargé de la réception des appels n’aura pas à s’installer dans ces espaces de travail potentiels. Par ailleurs, ils pourront toujours servir de lieux de rangements pour chaque service de l’entreprise; ou pour tout autres besoins futurs en matière de local.
