Permanence téléphonique pour les PME

Restez disponible sans surcharger vos équipes

Dans une petite ou moyenne entreprise, répondre au téléphone fait partie du quotidien. Mais lorsque les appels interrompent régulièrement les équipes, arrivent pendant un rendez-vous ou se multiplient lors d’une période chargée, leur gestion peut rapidement devenir contraignante.

Avec notre permanence téléphonique pour PME, nous prenons le relais pour assurer votre accueil téléphonique selon vos besoins et vos consignes. Vos appels sont pris en charge par nos télésecrétaires pendant que vos collaborateurs restent concentrés sur leur activité.

Besoin de déléguer vos appels ?

Pourquoi externaliser la permanence téléphonique de votre PME ?

Une PME ne dispose pas toujours d’une personne exclusivement chargée du standard. Selon l’organisation, les appels peuvent être réceptionnés par l’administration, les commerciaux, la direction ou directement par les collaborateurs concernés.

Le problème apparaît lorsque ces sollicitations deviennent trop fréquentes. Chaque appel interrompt une tâche en cours et nécessite de se rendre disponible, même lorsque la demande pourrait être traitée autrement.

Notre permanence téléphonique d’entreprise permet de déléguer cette gestion à une équipe dédiée. Nous prenons les appels, filtrons les demandes, transmettons les messages ou assurons leur traitement selon les consignes définies avec votre entreprise.

Votre PME conserve ainsi ses propres règles de fonctionnement sans devoir mobiliser continuellement ses équipes en interne.

Une permanence téléphonique pour PME adaptée à votre organisation

Il n’existe pas une seule manière de gérer les appels d’une entreprise. Le nombre de sollicitations, les horaires, les interlocuteurs et les besoins peuvent varier considérablement d’une PME à une autre.

C’est pourquoi nous commençons par comprendre votre activité et votre organisation.

Avant la mise en place du service, nous définissons avec vous les consignes à appliquer afin que nos télésecrétaires sachent comment prendre en charge vos appels.

Selon vos besoins, notre intervention peut comprendre :

La réception de vos appels entrants ;
Le filtrage des demandes ;
La prise et la transmission des messages ;
Le transfert des appels selon vos consignes ;
Le traitement de certaines demandes définies en amont ;
La prise en charge des appels lors de vos périodes d’indisponibilité ou de forte activité.

Cette personnalisation permet à notre permanence téléphonique pour PME de s’intégrer à votre fonctionnement plutôt que de vous imposer une organisation différente.

Libérez vos collaborateurs des interruptions téléphoniques

Un commercial en rendez-vous, un dirigeant en réunion ou un collaborateur concentré sur une tâche ne peut pas toujours interrompre son activité pour répondre au téléphone.

Pourtant, laisser les appels s’accumuler oblige souvent à consacrer du temps aux rappels quelques heures plus tard.

Externaliser votre accueil permet de confier cette tâche à des télésecrétaires dont c’est précisément le métier.

Vos collaborateurs restent disponibles pour leurs missions pendant que nous assurons la continuité de votre accueil téléphonique. Lorsqu’une information doit vous être transmise ou qu’un appel doit être transféré, nous appliquons les règles déterminées ensemble.

Cette organisation peut être particulièrement intéressante lorsque votre PME connaît des pics d’activité ou lorsque plusieurs collaborateurs sont régulièrement indisponibles au même moment.

Une solution sans recrutement supplémentaire

Créer ou renforcer un secrétariat en interne implique davantage que le seul recrutement d’un collaborateur. Il faut également tenir compte de la formation, des absences et de l’organisation nécessaire pour maintenir la continuité du service.

La permanence téléphonique pour PME externalisée constitue une autre possibilité.

Vous disposez d’une équipe déjà formée à l’accueil téléphonique sans avoir à créer un poste supplémentaire uniquement pour absorber vos appels.

Chez Télésecrétariat Madagascar, nos télésecrétaires sont formées aux pratiques de l’accueil téléphonique et aux outils de gestion des appels. Elles adaptent également leur discours aux interlocuteurs et aux consignes communiquées par votre entreprise.

L’externalisation permet ainsi d’adapter la prise en charge à votre activité et de limiter les contraintes liées à la gestion d’un standard en interne.

Un accueil téléphonique qui s'adapte à l'image de votre PME

Externaliser ne signifie pas proposer un accueil impersonnel.

Avant le démarrage, nous prenons en compte votre activité, votre structure, vos besoins et votre image afin de définir la manière dont vos appels doivent être traités.

Cette étape est essentielle pour mettre en place une permanence téléphonique pour PME cohérente avec votre entreprise.

Les consignes peuvent notamment préciser les informations à recueillir, les personnes vers lesquelles certains appels doivent être dirigés ou les messages à transmettre.

L’objectif est que votre accueil téléphonique reste professionnel et fidèle à votre organisation, même lorsque la personne qui décroche ne se trouve pas physiquement dans vos locaux.

Une permanence adaptée aux pics d'activité de votre entreprise

Le volume d’appels d’une PME n’est pas nécessairement régulier toute l’année.

Une période commerciale plus intense, des congés, une absence ou simplement certaines heures de la journée peuvent concentrer davantage de sollicitations.

Notre service peut s’adapter à votre rythme et à vos pics d’activité. Vous disposez ainsi d’un relais lorsque votre organisation interne ne suffit plus à absorber les appels dans de bonnes conditions.

Cette flexibilité constitue également l’un des intérêts de l’externalisation pour les petites et moyennes entreprises.

Nous avons d’ailleurs consacré un article aux avantages de l’externalisation de l’accueil téléphonique pour les PME pour vous aider à mieux comprendre les différences avec une gestion entièrement réalisée en interne.

Pourquoi choisir Télésecrétariat Madagascar pour votre PME ?

Télésecrétariat Madagascar est spécialisé dans la permanence téléphonique externalisée et le télésecrétariat. Nos équipes sont implantées à Madagascar et à l’île Maurice et accompagnent des entreprises francophones, notamment en France, en Belgique, en Suisse et au Luxembourg.

Pour votre PME, nous mettons l’accent sur plusieurs points :

Une équipe de télésecrétaires formées ;
Un traitement des appels selon vos consignes ;
Une organisation adaptée à votre activité ;
Une prise en charge capable d’évoluer avec vos besoins ;
Une solution permettant de limiter les contraintes d’un recrutement interne.

Vous pouvez profiter d’une réduction des coûts pouvant atteindre 60 % grâce à l’externalisation !
Le montant réel dépend naturellement de votre organisation et du service dont votre entreprise a besoin.

Construisons une permanence téléphonique adaptée à votre PME !

Une petite entreprise qui souhaite simplement éviter les appels sans réponse n’a pas nécessairement les mêmes besoins qu’une PME confrontée quotidiennement à un volume important de sollicitations.

C’est pourquoi notre permanence téléphonique pour PME est construite à partir de votre fonctionnement.

Nous étudions votre activité, vos besoins et vos consignes afin de déterminer la manière dont nos télésecrétaires peuvent prendre le relais.

Vous souhaitez améliorer votre disponibilité tout en libérant vos équipes des appels qui interrompent leur journée ? Contactez Télésecrétariat Madagascar pour demander une solution personnalisée.

FAQ

Peut-on externaliser uniquement une partie des appels de notre PME ?

La prestation est adaptée aux besoins et au fonctionnement de votre entreprise. Les modalités de prise en charge sont définies en amont afin de déterminer les appels et situations concernés.

Les appels sont-ils traités selon nos propres consignes ?

Oui.

Télésecrétariat Madagascar définit avec l’entreprise les consignes à appliquer afin d’adapter le traitement des appels à son organisation.

Que peut faire une télésecrétaire pour notre PME ?

Selon le service mis en place, elle peut notamment prendre les appels, filtrer les demandes, transmettre les messages ou transférer et traiter certains appels conformément aux consignes établies.

La permanence téléphonique convient-elle également aux TPE ?

Oui.

Le service de Télésecrétariat Madagascar s’adresse notamment aux PME et TPE, mais également aux indépendants, associations et professions libérales.

Où nous trouver ?

Madagascar

Retrouvez notre centre d’appels à cette adresse:
ROUTE DES HYDROCARBURES
Trano Fitaratra building
ANKORONDRANO
ANTANANARIVO

Maurice

Retrouvez notre bureau à cette adresse :
ILE MAURICE
26 AVENUE OLLIER QUATRE-BORNES BORNES
ILE MAURICE